Cómo facturar en el SAT: datos, pagos y correcciones

Antes de emitir una factura, reúne los datos del cliente y comprueba cómo se pagó la operación. Un error en el RFC o en el método de pago puede obligarte a rehacer el comprobante. Con la aplicación gratuita del SAT puedes emitir CFDI 4.0. Prepara la captura antes de entrar y revisa el resultado antes de entregarlo.

Prepara tus accesos y los datos del cliente

El servicio gratuito de facturación del SAT es una opción para emitir sin contratar un proveedor de certificación. Para una persona física, el SAT contempla el uso de e.firma para el sellado. Distingue la credencial para entrar al servicio del certificado con el que vas a sellar: iniciar sesión con Contraseña no garantiza que tengas todo lo necesario para terminar.

La facilidad de Factura fácil sin e.firma ni CSD no corresponde a cualquier negocio. El transitorio Décimo de la RMF 2026 la mantiene durante ese año para personas físicas que permanecen en RIF y ya emitieron mediante Mis cuentas en 2023, 2024 o 2025. Confirma que cumples ese supuesto antes de elegir la herramienta.

Ten disponibles tus datos fiscales y los del receptor: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal. El SAT identifica esos cuatro datos como mínimos en su ficha del servicio 4.0. Solicita además el uso del CFDI que corresponde a la operación. No adivines el régimen ni copies el nombre de una marca comercial cuando se requiere el registrado en el RFC.

La guía de RFC y constancia fiscal explica cómo localizar y revisar esa información. Si cambia un dato, actualiza también tus registros de clientes frecuentes. Al reutilizar los datos de un cliente, comprueba que siguen vigentes.

Elige qué operación estás documentando

Elige el tipo de CFDI según la operación:

• Ingreso: ventas, servicios, honorarios o arrendamiento, entre otros ingresos.
• Egreso: devoluciones, descuentos o bonificaciones; no es el comprobante genérico de cada gasto que pagas.
• Pago: incorpora el complemento de recepción de pagos para operaciones diferidas o en parcialidades.
• Nómina: documenta remuneraciones y requiere su complemento específico.
• Traslado: se utiliza para documentar el movimiento de mercancías, con los requisitos y complementos aplicables.

Puedes consultar las guías correspondientes en el material de ayuda del SAT. La página incluye documentos de versiones anteriores: elige el apartado 4.0 y revisa la fecha de cada guía. Una factura de nómina o un traslado con Carta Porte requiere información adicional; no basta con cambiar el tipo en una factura de venta.

Separa forma de pago, método y uso del CFDI

La infografía oficial sobre forma y método de pago distingue dos preguntas. La forma indica cómo se paga, por ejemplo transferencia o tarjeta. El método indica si la operación se liquida en una sola exhibición o después.

En el caso general de una factura de ingreso pagada por completo al emitirla, utiliza PUE y la forma efectivamente empleada. Si se cobrará después o por partes, corresponde PPD, con forma 99, por definir, y el complemento cuando recibas el pago. Hay facilidades específicas para PUE sujetas a condiciones; no lo elijas solo porque esperas cobrar pronto.

El uso del CFDI es otro campo. P01 no es el método para pagos en parcialidades: ese método es PPD. Comprueba las opciones vigentes de uso y su compatibilidad con el régimen del receptor. La selección de una clave no convierte por sí misma una compra en deducible.

Ejemplo ilustrativo, sin cálculo de impuestos: acuerdas un servicio por $8,000 y cobrarlo en dos pagos de $4,000. El comprobante inicial documenta la operación completa con PPD; los pagos se documentan con sus complementos. Evita emitir dos facturas de ingreso por el total de $8,000 cada una: duplicarías el importe documentado.

Captura, revisa y sella

El manual del servicio gratuito organiza la captura en datos del comprobante, cliente y productos o servicios. El flujo incluye vista previa, sellado y descarga. Prepara una lista de revisión antes de entrar:

• Describe lo que vendiste o prestaste y elige las claves de producto o servicio y unidad que correspondan.
• Revisa cantidades, precio unitario, descuentos, moneda y tratamiento de impuestos.
• Comprueba el régimen del emisor y los datos del receptor contra la documentación de la operación.
• Revisa que forma, método y uso respondan a lo que ocurrió, y agrega los complementos o relaciones necesarios.

No aceptes una sugerencia de impuestos sin revisar si aplica. Si desconoces el tratamiento de una actividad, resuélvelo antes de sellar. La guía de deducciones e IVA te ayuda a distinguir conceptos; una operación concreta puede necesitar revisión contable.

Compara la vista previa con el pedido, contrato o cobro. Haz una segunda revisión cuando hayas editado cantidades o descuentos. No fuerces un importe cambiando arbitrariamente decimales: revisa la precisión permitida de cada campo y el cálculo que originó la diferencia.

Guardar un comprobante pendiente de certificación no equivale a emitirlo. Termina el sellado y confirma el folio fiscal del CFDI. Conserva el XML y la representación PDF; archívalos juntos con un nombre que te permita encontrar la operación. Guarda también el soporte del cobro, sin mezclar tus archivos privados de e.firma con documentos que entregarás al cliente.

Documenta los cobros posteriores

La regla 2.7.1.32 de la RMF 2026 fija como límite para el complemento el quinto día natural del mes siguiente al de los pagos. Permite uno por cada pago o agrupar los del mes para el mismo receptor. El comprobante de tipo Pago tiene total cero; el complemento contiene los importes cobrados. No confundas ese total con un pago inexistente.

Lleva un registro que vincule cada cobro con el folio original. Anota fecha, importe y saldo pendiente para preparar el complemento y detectar diferencias. Si el cliente paga varias facturas con una transferencia, concilia cómo se distribuye antes de capturar. El comprobante bancario ayuda a revisar el movimiento; no sustituye el complemento fiscal que corresponda.

Corrige una factura con el motivo adecuado

El proceso de cancelación del SAT distingue cuatro motivos: 01, error con relación; 02, error sin relación; 03, operación no realizada; y 04, operación nominativa incluida en una factura global.

Para sustituir una factura con error y conservar la operación, la FAQ de cancelación del SAT de 2026 indica emitir primero el CFDI correcto, relacionándolo con el anterior mediante el tipo de relación 04, sustitución de CFDI previos. Después solicita cancelar el anterior con motivo 01 e introduce el folio del sustituto. La clave de relación 04 y el motivo de cancelación 04 son campos distintos.

Cuando se requiere aceptación, el receptor dispone de tres días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Si no responde a la primera solicitud, opera la aceptación por silencio, con las excepciones aplicables. Si la rechazó y luego no responde a otra solicitud, la factura sigue vigente. No confundas “plazo vencido” con “cancelada”.

La regla 2.7.1.35 contempla supuestos sin aceptación, sujetos a excepciones. Uno es cancelar dentro del día hábil siguiente a la expedición. Esa es la redacción de la RMF 2026, aunque la FAQ conserva una mención a 24 horas. Revisa el supuesto completo y el estado que devuelve el servicio; tres días hábiles tampoco equivalen necesariamente a 72 horas corridas.

Conserva el acuse y comprueba el estado final. Si hay comprobantes relacionados o un error de receptor, revisa el escenario específico antes de repetir cancelaciones. Una solicitud enviada no demuestra que el CFDI anterior dejó de estar vigente.

Cierra la operación sin perder sus documentos

Descarga y revisa tus comprobantes emitidos o recibidos desde el servicio del SAT. Si no encuentras uno, confirma el RFC, el periodo y el folio usado en la consulta. Pregunta al emisor antes de asumir que un PDF recibido demuestra una factura válida o de esperar un plazo fijo de aparición.

Mantén una carpeta por periodo con CFDI, cobros y correcciones. Comprueba qué documento quedó vigente y entrega al cliente el comprobante que corresponda. Revisa también los mensajes del Buzón Tributario, donde pueden llegar avisos de solicitudes de cancelación.

Información revisada el 4 de octubre de 2026. Los ejemplos son ilustrativos; el régimen, la operación y los complementos determinan los requisitos concretos.